Liệu một vài quy trình làm việc được nhắm mục tiêu cụ thể có thực sự giúp bạn tiết kiệm được trọn vẹn một ngày làm việc mỗi tuần?

Các nhóm thường cho rằng chỉ những dự án CNTT quy mô lớn mới giúp tiết kiệm thời gian. Nhưng việc kết hợp những giải pháp nhỏ có thể mang lại hiệu quả lớn nhanh chóng. Troop Messenger nhận thấy rằng một nhóm các quy trình tự động hóa nhỏ có thể giúp các nhóm tiết kiệm hơn 10 giờ mỗi tuần, và nhiều doanh nghiệp Hoa Kỳ cũng đạt được những thành quả tương tự mà không cần tuyển dụng thêm nhân viên.

Bài viết này trình bày những giải pháp nhanh chóng mà các nhóm có thể thực hiện trong vài ngày bằng cách sử dụng các công cụ phổ biến như Slack, Zapier, Asana, Calendly và Zendesk. Bài viết tập trung vào giao tiếp, quy trình công việc, nhân sự và tuyển dụng, phê duyệt, lập lịch và cập nhật thông tin khách hàng.

Độc giả — từ các nhóm phát triển phần mềm dịch vụ (SaaS) đến các nhà lãnh đạo nhân sự và vận hành — Bạn sẽ nhận được các bước thực hành và ví dụ thực tế từ các nền tảng khác nhau. Mục tiêu rất rõ ràng: giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh, cắt giảm lỗi và giải phóng lịch trình để mọi người có thể tập trung vào những công việc có giá trị cao hơn.

Tại sao tự động hóa quy mô nhỏ lại quan trọng đối với công việc trong kinh doanh hiện nay?

Các thao tác hành chính lặp đi lặp lại và việc chuyển giao công việc thủ công có thể chiếm một phần lớn thời gian trong tuần của nhóm, và số liệu thống kê cho thấy rõ vấn đề này.

Nghiên cứu cho thấy các doanh nhân dành tới 16 giờ mỗi tuần cho công việc này. Đối với các quy trình lặp đi lặp lại — khoảng hai ngày làm việc. Tại các công ty ở Mỹ, các nhóm CNTT cho rằng việc tuyển dụng và thôi việc nhân viên là những khâu tiêu tốn nhiều thời gian và công sức.

Các quy trình lặp đi lặp lại có thể chiếm đến hai ngày làm việc trọn vẹn mỗi tuần.

Các công việc thường nhật như cập nhật trạng thái, phê duyệt và các bước trong danh sách kiểm tra làm phân tán thời gian trong ngày. Các nhóm cuối cùng lại phải loay hoay tìm kiếm thông tin liên quan thay vì tập trung vào công việc chính.

Tự động hóa hỗ trợ con người bằng cách giảm bớt công việc lặt vặt, lỗi sai và tình trạng quá tải cuộc họp.

Bằng cách loại bỏ các bước chuyển giao thủ công, hệ thống giúp giảm thiểu việc bỏ sót chi tiết và công việc làm lại. Cập nhật không đồng bộ giúp giảm tải cho các cuộc họp và giải phóng nhân lực để tập trung vào công việc dựa trên phán đoán.

Những lợi ích chính mà doanh nghiệp nhận thấy: tốc độ, tính nhất quán, sự hài lòng của khách hàng và khả năng mở rộng.

Các nhà lãnh đạo nhận thấy chu kỳ sản xuất nhanh hơn, chất lượng giao hàng ổn định hơn và sự hài lòng của khách hàng được cải thiện. Các trình kích hoạt quy trình và mẫu cũng giúp giảm chi phí cho mỗi nhiệm vụ và cho phép các nhóm mở rộng quy mô khi khối lượng công việc tăng lên.

• Giảm thiểu lỗi thủ công và công việc làm lại.
• Kỳ vọng rõ ràng hơn và ít cuộc họp báo cáo tiến độ hơn.
• Hiệu suất hoạt động có thể dự đoán được khi doanh nghiệp phát triển.

Cách lựa chọn việc nào nên tự động hóa trước để tiết kiệm thời gian tối đa

Hãy bắt đầu bằng cách lập sơ đồ công việc hàng ngày để xem những nhiệm vụ nào lặp đi lặp lại với cùng đầu vào và đầu ra.

Ưu tiên xác định các công việc dựa trên quy tắc trước. Hãy tìm những tác vụ luôn diễn ra theo cùng một cách và không cần đến sự phán đoán của con người. Đây là những ứng cử viên an toàn cho việc tự động hóa và giảm thiểu rủi ro khi được kết nối với các hệ thống khác.

Ưu tiên việc nhập liệu và chuyển giao dữ liệu. Các bước sao chép dữ liệu giữa các biểu mẫu, bảng tính hoặc hệ thống CRM thường gây ra nhiều lỗi nhất. Tự động hóa các bước này giúp loại bỏ lỗi sao chép/dán và tăng tốc luồng thông tin.

Ước tính ROI một cách đơn giản

Hãy đo lường số phút hoặc giờ tiết kiệm được mỗi ngày hoặc mỗi tuần, sau đó so sánh với chi phí đăng ký và thiết lập. Nếu một công cụ có thể hoàn vốn trong vài tuần, đó là một ứng cử viên sáng giá.

Ghi lại quy trình hiện tại

Hãy lập danh sách kiểm tra nhanh, sơ đồ quy trình hoặc quy trình chuẩn (SOP) trước khi bắt đầu xây dựng. Tự động hóa một quy trình bị lỗi chỉ làm vấn đề thêm trầm trọng. Chỉ định người chịu trách nhiệm, thử nghiệm với một nhóm nhỏ và thêm một ghi chú ngắn gọn về "cách thức hoạt động" để các nhóm dễ dàng chấp nhận sự thay đổi.

Các kỹ thuật tự động hóa nhỏ giúp tiết kiệm hàng giờ trong quy trình giao tiếp và quản lý công việc.

Các nhóm có thể nhanh chóng tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa việc giao tiếp hàng ngày và phân công nhiệm vụ.

Cuộc họp giao ban hàng ngày không đồng bộ Thu thập các cập nhật trạng thái ngắn gọn thông qua bot hoặc lời nhắc theo lịch trình, sau đó đăng tải bản tóm tắt đã tổng hợp lên kênh. Điều này giúp loại bỏ các cuộc họp định kỳ trong khi vẫn duy trì sự thống nhất và tạo ra một bản ghi có thể tìm kiếm được.

Phân công nhiệm vụ dựa trên cơ chế kích hoạt

Khi một biểu mẫu được gửi đi hoặc một khách hàng tiềm năng được nhập vào CRM, một quy tắc sẽ tạo ra một nhiệm vụ và chỉ định người chịu trách nhiệm ngay lập tức. Điều này giúp loại bỏ việc định tuyến thủ công và tăng tốc độ phản hồi ban đầu cho khách hàng tiềm năng mới.

Mẫu nhiệm vụ định kỳ

Tạo các mẫu cho các chu kỳ có thể dự đoán được, chẳng hạn như bản nháp nội dung, danh sách kiểm tra chất lượng và các đợt phát hành. Các nền tảng quản lý dự án như Asana hoặc Trello cho phép các nhóm sao chép cấu trúc để công việc bắt đầu với các bước đúng đắn và người chịu trách nhiệm đã được chỉ định.

Lời nhắc và gợi ý tự động

Sử dụng các quy tắc nhắc nhở cho hạn chót, các vấn đề cần giải quyết và chuẩn bị cuộc họp để giảm thiểu tin nhắn nhắc nhở. Các công cụ như Todoist và các trình kết nối đơn giản giúp giữ cho các nhiệm vụ luôn hiển thị và giảm thiểu việc bỏ sót các bước.

• Ít tin nhắn phối hợp hơn
• Chuyển giao nhanh hơn
• Giảm thiểu việc phải làm lại do bỏ sót các bước.

Để có hướng dẫn nhanh về cách triển khai thực tế, hãy xem hướng dẫn ngắn gọn sau đây. tự động hóa doanh nghiệp nhỏ.

Quy trình tiếp nhận nhân viên mới và tự động hóa nhân sự giúp giảm bớt gánh nặng hành chính.

Bộ phận Nhân sự và CNTT có thể tiết kiệm năng lực hàng tuần bằng cách tích hợp các nhiệm vụ tuyển dụng thường nhật vào các quy trình đơn giản và đáng tin cậy.

Quy trình hội nhập ngày đầu tiên Tự động gửi email và tin nhắn chào mừng, chia sẻ tài liệu cần thiết và cung cấp liên kết đào tạo. Một quy tắc có thể cấp phát tài khoản và các mục trong danh sách kiểm tra để nhân viên mới bắt đầu với các bước tiếp theo rõ ràng.

Chào mừng ngày đầu tiên, tài liệu, đào tạo và quyền truy cập

Kết nối phần mềm quản lý nhân sự với các công cụ nhắn tin để nhân viên mới nhận được thông tin cập nhật kịp thời và câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp. Email tự động giúp giảm thiểu việc gửi tin nhắn thủ công và giữ cho người quản lý luôn được cập nhật thông tin.

Loại bỏ nhân viên không cần thiết để giảm thiểu rủi ro an ninh.

Quy trình chấm dứt quyền truy cập tự động sẽ thu hồi quyền truy cập ngay lập tức và ghi lại các bước để quản lý CNTT thực hiện. Điều này loại bỏ tình trạng "ai đó quên" và giảm thiểu rủi ro về dữ liệu.

Khảo sát nhanh và kiểm tra định kỳ 30/60/90 ngày.

Các cuộc khảo sát và kiểm tra định kỳ được thực hiện tự động mà không cần nhắc nhở thủ công. Chúng giúp thu thập phản hồi, phát hiện sớm các vấn đề và hỗ trợ quản lý giữ chân nhân viên, đồng thời giảm bớt công việc hành chính lặp đi lặp lại.

• Ít yêu cầu lặp lại hơn trong những tuần đầu tiên
• Thực hiện nhất quán các bước đăng ký và cấp quyền truy cập
• Kết nối dễ dàng giữa hệ thống quản lý nhân sự và các công cụ cộng tác.

Tự động hóa quy trình phê duyệt, báo cáo và giám sát giúp loại bỏ các điểm nghẽn.

Các thủ tục phê duyệt và báo cáo thường ẩn mình như những điểm chậm chạp âm thầm làm trì hoãn việc giao hàng và lãng phí thời gian.

Định tuyến phê duyệt tự động Hệ thống tự động gửi yêu cầu đến người phê duyệt phù hợp, đăng tải cập nhật trạng thái và gửi lời nhắc khi việc phê duyệt bị chậm trễ. Điều này giúp giảm thiểu các thông báo không cần thiết và duy trì tính minh bạch của quy trình.

Quy trình phê duyệt tự động với nhắc nhở và theo dõi trạng thái rõ ràng.

Khi một yêu cầu được đưa vào hệ thống, các quy tắc sẽ chỉ định người phê duyệt và ghi lại trạng thái. Nếu không có hành động nào xảy ra, lời nhắc theo thời gian sẽ nhắc nhở người sở hữu và ghi lại trạng thái mới trong kênh.

Báo cáo KPI và nhiệm vụ hàng tuần được tự động gửi đến các kênh nhóm.

Thay vì tổng hợp thủ công, các báo cáo định kỳ sẽ tổng hợp số lượng nhiệm vụ và KPI rồi đăng lên nhóm trò chuyện mỗi tuần. Lãnh đạo không còn phải liên tục hỏi về tiến độ nữa và các nhóm duy trì được nhịp độ làm việc nhất quán.

Bảng điều khiển hiển thị các chỉ số hỗ trợ và SLA mà không cần sử dụng bảng tính.

Các công cụ như Zendesk hoặc Freshdesk tạo ra các bảng điều khiển hiển thị xu hướng yêu cầu hỗ trợ, khoảng cách giữa SLA và khối lượng công việc hỗ trợ.

• Phê duyệt nhanh hơn Điều này có nghĩa là giao hàng đến khách hàng nhanh hơn.
• Báo cáo rõ ràng Giảm bớt gánh nặng nhận thức cho công tác quản lý.
• Bảng điều khiển trực tuyến loại bỏ sự sai lệch do bảng tính và hiển thị dữ liệu thực tế để hỗ trợ ra quyết định.

Tự động hóa việc lên lịch và quản lý cuộc họp giúp giảm thiểu thời gian và công sức trao đổi qua lại.

Việc tìm thời gian họp qua email có thể mất nhiều thời gian hơn cả thời gian diễn ra cuộc họp. Các nhóm thường trao đổi nhiều thông điệp trước khi đi đến một vị trí cụ thể. Điều đó làm phân tán sự tập trung và gây ra hiện tượng chuyển đổi ngữ cảnh.

Hệ thống lên lịch họp tự động, kiểm tra lịch trống và gửi lời mời.

Lên lịch cuộc họp Các công cụ kiểm tra lịch, đề xuất các khung giờ trống và gửi lời mời mà không cần sự phối hợp thủ công. Một liên kết hoặc một bot lên lịch giúp loại bỏ quy trình rườm rà và tăng tốc quá trình.

Các công cụ như Lịch Và Độ sắc nét Cung cấp tính năng đặt lịch trước có giới hạn, gợi ý thời gian và nhắc nhở tích hợp. Việc tích hợp với các ứng dụng trò chuyện cho phép bot lên lịch phối hợp trong các kênh hoặc tin nhắn trực tiếp.

Việc trao đổi qua lại trước đây mất từ 15 đến 30 phút giờ chỉ còn vài phút. Thêm lời nhắc nhở giúp giảm thiểu tình trạng vắng mặt và nhầm lẫn vào phút cuối.

• Loại bỏ các chuỗi email dài dòng khi chuẩn bị cuộc họp.
• Kiểm tra tình trạng chỗ trống, đề xuất khung giờ và tự động gửi lời mời.
• Kết hợp với các lời nhắc nhở để mọi người chuẩn bị sẵn sàng trước khi tham dự.

Ít bị gián đoạn hơn Điều này đồng nghĩa với việc có nhiều khoảng thời gian làm việc không bị gián đoạn hơn. Những cuộc họp nhỏ được điều chỉnh lại sẽ tích lũy thành những khoản tiết kiệm thời gian đáng kể hàng tuần cho các nhóm tại Mỹ đang muốn giảm bớt công việc không cần thiết và tăng cường sự tập trung.

Tự động hóa cập nhật thông tin cho khách hàng và các bên liên quan nhằm cải thiện trải nghiệm.

Một lớp định tuyến rõ ràng giúp các nhóm trả lời yêu cầu nhanh chóng và giữ cho các bên liên quan được thông báo mà không cần tốn thêm công sức.

Tự động phân loại và định tuyến yêu cầu Nhờ đó, các yêu cầu hỗ trợ hoặc yêu cầu CNTT sẽ được chuyển đến đúng người phụ trách ngay lập tức. Các hệ thống như Zendesk hoặc Freshdesk có thể gắn thẻ, ưu tiên và phân công các mục theo loại, sản phẩm hoặc mức độ nghiêm trọng. Điều này giúp giảm thiểu việc phân loại sai và tăng tốc độ phản hồi ban đầu.

Cập nhật tiến độ và rủi ro tự động

Các bản cập nhật tự động thông báo cho khách hàng và các bên liên quan về các mốc quan trọng, sự chậm trễ và rủi ro. Các bản tóm tắt theo lịch trình và cảnh báo về các mốc quan trọng giúp mọi người luôn nắm bắt được tình hình mà không cần gửi email báo cáo trạng thái thủ công.

Giải đáp tự phục vụ và quy trình leo thang thông minh hơn

Các bài viết trong cơ sở kiến thức và phản hồi tự động giúp giải quyết các câu hỏi thường gặp và giảm thiểu việc liên hệ lặp lại. Các quy tắc leo thang sẽ chuyển các yêu cầu chưa được giải quyết đến người phụ trách cấp cao hơn và kích hoạt cảnh báo khi SLA sắp bị vi phạm.

• Phản hồi nhanh hơn Cải thiện trải nghiệm và lòng tin của khách hàng.
• Giảm thiểu các thao tác chuyển giao gây gián đoạn. Giúp các nhóm giải quyết nhiều yêu cầu hơn mỗi ngày.
• Hệ thống có thể mở rộng Cho phép khối lượng công việc tăng lên mà không cần tăng số lượng nhân viên tương ứng.

“Các nền tảng tập trung và quy trình làm việc rõ ràng biến công việc lặp đi lặp lại thành kết quả có thể lặp lại.”

Phần kết luận

Việc tập trung vào các ý tưởng tự động hóa thiết thực có thể giúp các nhóm tiết kiệm được thời gian đáng kể mỗi tuần. Bằng cách loại bỏ các thao tác phối hợp lặp đi lặp lại và các bước thủ công, các nhóm có thể tập trung hơn và cải thiện hiệu quả công việc.

Hãy bắt đầu với một hoặc hai thành công nhỏ ngay hôm nay: Các bản cập nhật bất đồng bộ, định tuyến dựa trên trình kích hoạt, mẫu, lời nhắc, quy trình giới thiệu nhân viên mới, phê duyệt, lên lịch và cập nhật hỗ trợ. Sử dụng các nền tảng như Troop Messenger, Slack, Zapier hoặc Rippling để kiểm tra một quy trình duy nhất.

Trước tiên, hãy ghi lại quy trình hiện tại. Đo lường số giờ tiết kiệm được mỗi tuần và mở rộng hệ thống khi nhóm đã tin tưởng vào sự thay đổi.

Tóm lại: Quy trình làm việc nhất quán giúp giảm thiểu lỗi, loại bỏ tắc nghẽn và mang lại lợi thế thực sự cho các công ty trong việc mở rộng quy mô công việc mà không gây kiệt sức cho đội ngũ.